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7 bonnes raisons de déléguer la gestion des impressions et supports de communication

Les grandes entreprises doivent relever les défis de demain :

  • réduire les frais généraux, les m2,
  • s’adapter à la digitalisation des organisations, des informations, et à l’hybridation des modes de travail.

La gestion des centres internes de reprographie, des imprimés et des supports de communication, représentent annuellement des millions d’euros et de grosses charges fixes. Elle n’est plus une priorité et peut être fortement rationalisée, impactant fortement la politique impression.
Découvrez pourquoi déléguer la gestion des impressions et supports de communication. 

Facility Management de l'impression

1. Se recentrer sur son cœur de métier

Face aux nombreux défis géopolitiques, économiques, technologiques, les directions générales et les Comex doivent à la fois pérenniser leurs groupes et trouver de nouvelles activités pour se développer.

Les entreprises doivent :

  • accélérer leur transformation,
  • concentrer leurs forces à préparer leur futur,
  • se réinventer, innover, sur des activités à forte valeur ajoutée.

Les domaines non stratégiques sont naturellement délégués à des entreprises multi-services ou/et à des experts métier.
La gestion des impressions et des supports de communication est directement concernée.

2. Réduire les coûts

Dans le contexte actuel, les entreprises souhaitent réduire leurs charges, notamment sur les frais généraux dit frais de fonctionnement.
La gestion des impressions, des imprimés, des supports de communication représentent plusieurs millions d’euros par an, souvent :

  • avec des budgets éclatés,
  • des pilotes différents (services généraux, dsi, communication),
  • des contrats pluriannuels
  • de lourds frais fixes non essentiels.

Par exemple, la gestion interne de centre d’impression implique :

  • de nombreux coûts de matériels d’impression et de finitions,
  • d’informatique, de maintenance,
  • de papier, de fournitures,
  • de techniciens, de management, de fonctions supports,
  • de m2,
  • de livraison,
  • de facturation,

avec de grandes fluctuations de consommation et une gâche de 10 % du budget total.

La fabrication et la gestion des imprimés et supports de communication, dans les nombreux domaines marketing, pédagogiques, techniques, réglementaires, financiers, rh, administratifs, signalétique, plv, événementiel, goodies, implique des multi-compétences très pointues et de l’exigence pour répondre aux enjeux de qualité et de performance.

Les directions achats bénéficient de leviers de rationalisation et d’économies importants dans ce domaine d’activité.

3. Contrôler les flux et budgets

Les domaines des impressions, de la reprographie, des imprimés et des supports de communication, sont jusque-là souvent mal maîtrisés et peu contrôlés.
La réalisation d’économies peut être complétée par un objectif de centralisation et de traçabilité des consommations, des coûts et des budgets.

Pour cela, la mise en place de portail de commandes et de gestion s’avère très souvent pertinente.
Les budgets peuvent aussi être imputés à chaque entité, Business Unit ou projet.

4. Digitaliser les process

La gestion des impressions peut être fortement digitalisée, notamment au niveau des process :

  • d’échanges
  • de stockage,
  • de commandes,
  • de contrôle et de suivi.

L’information est ainsi tracée, partagée, facilitant à la fois les utilisateurs des imprimés et les gestionnaires pilotant le domaine d’activité.

5. Les besoins évoluent

Avec la saisonnalité des besoins, l’hybridation des modes de travail, la digitalisation des organisations et la diffusion multimédia des informations, les moyens habituels mis en place peuvent s’avérer inadaptés et doivent être remis en question.

Déléguer la gestion des impressions, imprimés et supports de communication permet d’accompagner l’évolution des usages avec une grande flexibilité du partenaire.

6. Améliorer le service aux utilisateurs

Les directions des services généraux et de l’environnement de travail ont pour objectifs d’apporter à leurs clients internes des prestations simples, pratiques et efficaces.

Confier la gestion d’un domaine complexe, évolutif et chronophage leur permet de se libérer du temps.
Déléguer la gestion des impressions permet de proposer aux occupants :

  • des services sur-mesure,
  • des conseils,
  • la gestion d’urgences,
  • des supports et finitions adaptés,
  • des présentations innovantes

permettant de se démarquer et d’améliorer l’impact des imprimés.

Elle permet aussi de proposer des services liés à l’évolution actuelle des organisations de travail, comme la commande en ligne, la livraison à domicile ou dans des tiers lieux.
La qualité du service utilisateurs constitue aussi un levier d’attractivité pour la marque employeur.

7. Enjeux Rse

Toutes les entreprises ont la responsabilité de réduire leur impact sur l’environnement et la planète.
Les impressions et supports de communication consomment des matières premières, utilisent des équipements industriels, engendrent des déchets, des emballages et des transports.

Un expert du domaine peut accompagner les donneurs d’ordres vers :

  • une consommation raisonnée,
  • des supports écologiques,
  • des emballages bio,
  • une gestion maîtrisée des déchets,
  • une réduction de l’impact carbone.

La politique impression des grands donneurs d’ordres évolue vers la délégation de gestion des impressions, imprimés et supports de communication, pour devenir une tendance lourde qui se généralise et s’accélère.

Une fois la décision prise en Codir, les directions achats et services généraux doivent définir :

  • comment s’y prendre,
  • quelle organisation,
  • quel est le meilleur moment,
  • comment gérer la transition,
  • comment piloter la délégation…

J’aurai le plaisir de traiter ces sujets dans les prochaines publications.
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter à lionel.chaumeil@groupechaumeil.fr.

Pour en savoir plus, retrouvez notre vidéo : Réduire ses coûts d’impression et supports de communication en période post-Covid

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