Dans le contexte actuel de transformation des organisations, les directions générales des grandes entreprises s’interrogent sur leur politique d’impression et stratégie d’impression de documents.
Pour l’impression de production, elles optent en grande majorité pour la délégation de gestion et l’externalisation de leurs centres impression imprimerie reprographie, optimisant ainsi le service aux collaborateurs.
Dans cet article, découvrez les enjeux de la politique d’impression et de la stratégie d’impression, les questions à se poser pour décider, les avantages de la délégation de gestion, le bon moment et la méthodologie pour réussir.
Définir sa politique impression
Il s’agit de définir les orientations, les intentions générales et les objectifs recherchés à travers cette grande fonction d’entreprise.
C’est le rôle de la direction générale à travers son comex, codir ou conseil d’administration.
Les entreprises et les institutions sont face à plusieurs enjeux comme la vocation, la raison d’être, la compétitivité, l’agilité, la transformation, la sécurité, la croissance, la recherche d’économies, l’attractivité, les engagements Rse.
Pour définir sa politique d’impression, il faut se poser les questions suivantes :
- La gestion de l’impression de production fait-elle partie intégrante de l’activité, de la mission et de la vocation de l’organisme ?
- Est-elle une fonction stratégique de l’entreprise nécessitant une gestion internalisée, pour son développement, sa sécurité, son fonctionnement ?
- Est-ce encore à votre organisme de gérer et produire des services d’impression ?
- Combien votre centre d’impression coûte-t-il réellement ?
- L’immobilisation de trésorerie inhérente au centre d’impression reprographie internalisé est-elle encore justifiée ?
- Quelle consommation gère-t-il, quelle est l’évolution et sa projection ?
- Est-il parfaitement optimisé au niveau économique, service utilisateurs et Rse ?
- La délégation de gestion à des experts externes permettrait-elle de rationaliser les process, les coûts, le service aux collaborateurs, la protection de l’environnement et les enjeux sociaux ?
Autant de questions auxquelles devront répondre les dirigeants d’entreprises et d’institutions pour remettre à plat leur politique d’impression, décider de la meilleure solution de gestion du centre d’impression imprimerie reprographie, définir la pertinence et la forme de l’infogérance, du facility management et de l’outsourcing.
Décliner sa stratégie impression
La stratégie d’impression, déclinaison de la politique d’impression, consiste à définir les leviers à activer pour atteindre les objectifs définis par la direction générale.
Plusieurs questions se posent :
- Quelle solution d’impression mettre en œuvre pour garantir un haut niveau de Supply Chain et d’approvisionnement ?
- Comment obtenir des services d’impression optimisés pour les utilisateurs ?
- Les impressions haut volume doivent-elles être réalisées par des moyens de production centralisés, ou bien en libre-service sur des imprimantes d’étage par les collaborateurs eux-mêmes (en moyenne 5 200 pages par an en moyenne par personne) ?
- Les impressions de production doivent-elles être produites sur site, pour des raisons de confidentialité et de réactivité, ou bien sur le site de production sécurisé d’un professionnel pour mutualiser et bénéficier de moyens industriels, avec un service de coursier et des délais moyens d’une demi-journée ?
- Comment réaliser de fortes économies sur la gestion de ses imprimés ?
- Quelles sont les échéances pour déléguer la gestion du centre d’impression reprographie ?
- Quelle méthodologie pour déléguer sa gestion ?
- La gestion déléguée du centre d’impression peut-elle être globalisée avec d’autres activités comme la création graphique, la gestion du parc d’imprimantes, la gestion des imprimés de communication marketing vente, la numérisation des documents papier ?
- Comment je gère, pilote, contrôle et mesure la gestion déléguée des imprimés ?
Les réponses à ces questions permettront de définir la stratégie d’impression reprographie puis la stratégie d’achats d’impression.
Les vrais coûts du centre d’impression imprimerie reprographie
Le pôle ou atelier interne d’impression reprographie est un élément majeur à prendre en compte dans la politique et la stratégie d’impression, en complément des imprimantes et copieurs d’étages.
En France, il existe encore 2000 ateliers d’impression gérés en interne par les entreprises privées et organismes publics.
Le coût d’un centre d’impression revient à plusieurs centaines de milliers d’euros (millions d’euros pour les gros centres) sur 4 ans, durée moyenne d’engagement d’utilisation des matériels d’impression et de maintenance.
Les coûts sont très éclatés, donc difficiles à quantifier.
Vous trouverez ci-dessous les informations exhaustives et les bons ratios :
- Ils intègrent des coûts fixes et des coûts variables.
- Les charges fixes, représentent en moyenne 80 % du coût global, à supporter quelle que soit la situation, la consommation et la période.
- Elles sont composées des salaires et charges des personnels (50 % du coût global), des amortissements ou des loyers des matériels d’impression, de finition et d’informatique (10 %), de la maintenance des équipements si forfaitisée (10 %), des frais généraux (15 %) et des surfaces de bâtis utilisés (production, stockage) (5 %).
- Les frais variables (20 % du coût global) sont composés des consommables (papier, encre), des fournitures (finition, emballage) (10 %) et du Sav (10 %) si facturation uniquement à la consommation.
- Des études de l’Arseg ont défini en 2019 le coût des imprimés en entreprise à 300 €Ht en moyenne par personne ou poste de travail.
Pourquoi déléguer la gestion de l’impression de production ?
La délégation de gestion de l’impression haut volume présente de très nombreux avantages, comme :
- Le recentrage de ses forces vives sur son cœur d’activité,
- La rationalisation des coûts,
- La réduction des charges fixes et des immobilisations en trésorerie,
- L’optimisation de l’organisation,
- Un service d’impression optimisé aux collaborateurs,
- La gestion d’un fournisseur unique et d’une facture mensuelle unique,
- L’optimisation de ses engagements Rse…
Elle doit s’accompagner d’une gouvernance, d’un co-pilotage avec le partenaire gestionnaire, de tableaux de reporting, de la mesure de la performance et des résultats via des Kpi, des comités de suivi, de pilotage et des comptes-rendus.
Quand et comment déléguer
Pour réussir la délégation de gestion de l’impression reprographie, il est nécessaire de respecter un certain nombre d’étapes et de constituer une équipe projet.
La première phase consiste à réaliser un état des lieux de la volumétrie gérée par le centre d’impression, son évolution, la typologie des besoins, l’échéance des contrats des équipements de production, les dates éventuelles de départs en retraite, la date éventuelle de déménagement.
Ces démarches prennent du temps car les données sont en général peu disponibles, non compilées, disséminées dans plusieurs services et auprès de plusieurs personnes.
Nous conseillons d’anticiper les démarches un an et demi avant les grandes échéances.
De nombreux organismes s’y prennent encore au dernier moment, n’ont plus le temps de réflexion et de décision, repartent avec les anciennes solutions, très coûteuses financièrement, et reportent la mise en place des solutions de progrès.
D’expérience, les organismes décident de déléguer leurs impressions lors d’un déménagement, ou bien lors de fin de contrats de matériels d’impression, ou bien lors de départ à la retraite de personnel.
La deuxième phase consiste à analyser ces données, réaliser une projection sur l’avenir, puis prendre les bonnes décisions.
En troisième phase, il convient de procéder à une démarche de sourcing, permettant de brosser l’ensemble des solutions, services et offres du marché.
Un cahier des charges doit être rédigé pour définir le besoin, les attentes, la solution, les services attendus et les outils de gestion.
Il doit notamment contenir les critères pondérés de choix du partenaire expert, au niveau technique, prix, services, valeurs et rse.
Le contrat de services constitue le document juridique principal, regroupant toutes les données liées à la prestation.
Ensuite, la quatrième phase, le déploiement, garant du bon fonctionnement dès le démarrage de la prestation, doit être planifiée.
Enfin, il convient de définir les modalités de pilotage du contrat, la mesure de la consommation et des résultats.
Chaumeil expert en solutions et services d’impression déléguée
Expert en gestion déléguée et externalisation de l’impression, de la reprographie et de l’imprimerie, le groupe Chaumeil propose des solutions et services sur mesure et clé en main, sur site client ou dans ses propres locaux.
Les équipes dédiées Chaumeil sont à votre disposition pour vous conseiller, vous accompagner à toutes les étapes de votre projet, et pour partager leurs nombreuses expériences.
Entreprise familiale 100 % française, innovante et à fort engagement Rse, Chaumeil garantit un haut niveau de service, de confidentialité, de sécurité, avec une forte adaptabilité et agilité.
De nombreuses grandes entreprises font confiance dans l’expertise et les valeurs Chaumeil.
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