Faq Chaumeil : Centre de reprographie intégré

Le Cri (Centre de reprographie intégré) est un service interne d’impression permettant à une organisation de produire et gérer ses documents au sein de ses locaux. Il assure pour les collaborateurs les impressions courantes, la reprographie, les finitions et tous services de communication imprimée.

Le Crd (Centre de reprographie délégué) est un centre d’impression dont la gestion est confiée à un prestataire spécialisé. Celui-ci prend en charge les équipes, les équipements, les consommables, les processus et le pilotage afin d’optimiser les coûts, la qualité de service et la performance.

Un centre intégré d’impression est une unité de production implantée au sein d’une entreprise ou d’une administration. Il permet de gérer localement les besoins d’impression, de reprographie, de finition, de services graphiques et de communication imprimée tout en garantissant proximité et réactivité.

Un centre interne d’impression est un service d’une organisation dédié à la production d’impression. Il réalise les impressions, copies, façonnage, services graphiques, communication imprimée, numérisation des documents destinés aux différents services internes, avec des ressources et des équipements propres.

La gestion déléguée de centre d’impression consiste à confier l’exploitation complète d’un centre d’impression à un prestataire spécialisé. Celui-ci assure les ressources humaines, les équipements, les achats, la maintenance, les processus et le pilotage de la performance.

L’impression de production concerne les imprimés en série réalisés soit dans le centre interne d’impression reprographie soit chez un imprimeur. L’impression bureautique concerne les impressions à l’unité sur des imprimantes de bureau ou des équipements mutualisés multifonctions (mfp).

Le coût d’un centre intégré d’impression varie selon les prestations, les volumes, les équipements, les effectifs. En gestion propre, il est très éclaté et très coûteux au final. En gestion déléguée, le coût se résume à 1 abonnement mensuel et des unités d’œuvre.

Les coûts d’un centre d’impression comprennent de nombreux postes de coûts directs (matériels d’impression, de finition, informatique, maintenances, consommables, salaires chargés…) et de coûts indirects (management, rh, informatique, achats, administratifs, locaux, assurance, énergie..).

La gestion interne d’un pôle impression représente au moins 20 factures fournisseurs mensuelles concernant les matériels d’impression, de finition, informatique, de maintenance impression, finition, informatique, des différents papiers et supports spéciaux, des différentes fournitures, des formations, des travaux d’aménagement.

Les coûts fixes d’un centre d’impression, indépendamment du volume d’impression, regroupent principalement les salaires et charges des opérateurs et du management, les amortissements des équipements, les licences logicielles, les contrats de maintenance (forfaits ou engagements) des matériels d’impression, finition, informatiques, les hausses annuelles, les frais de structures (rh, administratif, SI, achats, management…), locaux.

Les coûts variables évoluent en fonction de l’activité. Ils comprennent le papier, les supports matériaux, les encres, les consommables, le sav, certaines prestations logistiques, bref les coûts directement liés au volume de documents produits.

Les charges directes d’un centre d’impression correspondent aux dépenses directement liées à la production : main-d’œuvre de production, charges, équipements (impression, finition, informatique), maintenance, papier, supports, encres, toners, consommables, maintenance opérationnelle et utilisation des équipements d’impression et de reprographie.

Les charges indirectes ou hors production d’un centre d’impression comprennent les frais administratifs (facturation fournisseurs), la gestion informatique, les achats, les ressources humaines, les locaux, l’énergie, l’assurance, le management… Elles représentent souvent une part importante du coût global sans être toujours identifiées.

Les coûts cachés d’un centre d’impression comprennent les frais de structure liés à l’activité (rh, management, administratif, achats, SI), les hausses des fournisseurs, la gâche, les travaux inappropriés, les dépenses inappropriées.

La gâche comprend les tirages tests, les erreurs liées aux fichiers et aux opérateurs, les mauvaises qualités (impression, finition), les retirages, les imprimés inutiles, les rebuts, les consommables non utilisés, les sur-quantités de tirage, les imprimés non utilisés.

Les travaux inappropriés dans un centre intégré d’impression reprographie concernent les travaux personnels, les travaux revendus, les travaux pour des structures non justifiées, les faux travaux pour simuler la volumétrie.

Les travaux inappropriés dans un centre intégré d’impression reprographie concernent les travaux personnels, les travaux revendus, les travaux pour des structures non justifiées, les faux travaux pour simuler la volumétrie.

Les dépenses inappropriées dans les centres intégrés d’impression reprographie concernent les achats de matériels surdimensionnés, les achats de matériels sans réel besoin, les coûts évitables avec à une meilleure organisation, les stocks excessifs, les vols de papier et de fournitures, les pots de vins, le personnel inactif

Le coût global d’un centre d’impression s’obtient en additionnant les coûts fixes, les coûts variables, les charges directes, les frais généraux, les coûts cachés. Une analyse complète permet d’identifier les leviers d’optimisation et les économies potentielles.

Un centre intégré d’impression reprographie peut être géré soit en intégré par l’organisme,  soit en délégation sur site par un expert externe, soit en délégation sur le site de l’imprimeur expert.

La délégation de gestion d’un centre d’impression et des impressions de production consiste à confier le pilotage, la gestion des moyens techniques, humains et organisationnels à un prestataire externe spécialisé avec des engagements d’optimisation et de résultats.

L’externalisation d’un centre, service ou pôle impression d’une grande organisation consiste à transférer la gestion du domaine d’activité à un prestataire externe, sur place ou dans ses locaux, avec des objectifs d’économies, de gain de temps et d’engagements Rse.

L’outsourcing ou l’infogérance des impressions consiste à confier la gestion à un fournisseur expert, qui gère l’organisation, les matériels, les consommables, les techniciens et opérateurs, le reporting, les indicateurs de performance, le suivi, les plan de progrès.

La gestion déléguée des impressions peut être réalisée in situ (sur le site du client), ex situ (dans les locaux du prestataire) ou selon un modèle hybride combinant les deux. Chaque solution répond à des besoins spécifiques de coûts, de délais et de confidentialité.

L’externalisation des impressions peut être in situ, c’est-à-dire la production sur site client, ou bien ex situ, dans le centre de production d’un prestataire, ou hybride le mélange des deux. Ces modèles permettent d’améliorer la qualité de service, la maîtrise des coûts et la performance opérationnelle.

La délégation in situ des impressions consiste à confier la gestion du centre d’impression à un prestataire tout en maintenant les équipes et les équipements sur le site du client. Cette solution garantit proximité, confidentialité, réactivité et continuité de service.

La délégation ex situ des impressions consiste à transférer la production documentaire vers les plateformes du prestataire. Celui-ci prend en charge l’ensemble des impressions, de la logistique et des finitions, tout en assurant des délais maîtrisés et une qualité constante.

L’externalisation in situ consiste à externaliser les ressources humaines, les équipements et le pilotage d’un centre d’impression tout en conservant la production dans les locaux du client. Ce modèle optimise les performances sans modifier les habitudes des utilisateurs.

L’externalisation ex situ consiste à produire les documents dans le centre d’impression externe du prestataire spécialisé. Les documents sont ensuite livrés sur les sites du client selon des délais définis, avec un haut niveau de qualité et de sécurité.

N’étant pas une activité stratégique pour les organisations publiques et privées, c’est-à-dire n’étant pas une composante essentielle de leur cœur de métier, l’impression de production et le centre d’impression en tant qu’activité périphérique peuvent être externalisés

La délégation in situ permet de conserver un service de proximité tout en bénéficiant de l’expertise d’un spécialiste. Elle améliore la qualité, réduit les coûts, optimise les ressources, garantit la confidentialité des documents et simplifie le pilotage des activités.

La délégation ex situ permet de supprimer les investissements liés au centre d’impression, d’accéder à des équipements industriels performants, de réduire les coûts fixes et de bénéficier d’une production flexible, sécurisée, évolutive et pilotée par des experts de l’impression.

L’externalisation in situ et ex situ sont parfaitement complémentaires. Les productions urgentes, sensibles ou quotidiennes sont réalisées sur site, tandis que les volumes importants ou les travaux spécifiques sont confiés à une plateforme externe. Cette organisation optimise les coûts, les délais et la qualité de service

La délégation de gestion d’un centre d’impression permet de réduire les coûts, simplifier la gestion interne, améliorer la qualité de service et la performance globale, sécuriser les délais, accéder à des experts, moderniser les équipements, faciliter le pilotage et recentrer les équipes sur le cœur de métier de l’organisation.

Chaumeil a publié en 2024 un livre blanc sur la gestion déléguée des impressions mettant en lumière les avantages opérationnels, économiques et Rse pour les organisations.

L’externalisation des impressions réduit le poids des actifs et les capitaux employés, favorise la flexibilité et la réactivité aux évolutions des besoins, permet des économies d’échelle, évite une dispersion de l’attention et des efforts des dirigeants et fonctions supports, transforme les coûts fixes en coûts variables, permet la connaissance précise des coûts.

Déléguer la gestion de son centre interne d’impression permet de mettre en place via une équipe experte une démarche responsable auprès de l’organisation et des utilisateurs autour de la sobriété, de l’éco-conception, de l’organisation, des équipements bas carbone, des matériaux biosourcés, recyclables, recyclés, des transports, du réemploi.

Déléguer la gestion de son service interne d’impression permet via des experts de mettre en place des moyens techniques, humains et organisationnels optimisés, de supprimer les frais internes de gestion, d’obtenir une facture mensuelle au lieu de dizaines, d’éviter la gâche, les travaux inappropriés, les dépenses inutiles.

La gestion déléguée d’un centre d’impression permet d’obtenir une facture unique au lieu de très nombreuses factures de matériels d’impression, de finition, informatique, de maintenance impression, finition, informatique, des différents papiers et supports spéciaux, des différentes fournitures, des formations, des travaux d’aménagement, des bulletins de paie, des charges…

Le choix d’internaliser ou de déléguer in ou ex situ l’impression reprographie dépend de nombreux paramètres comme la criticité pour l’organisation, les coûts globaux, les contrats en cours, la situation du personnel, les m2 disponibles, les contraintes économiques, la politique sociale de l’organisation, la santé financière de l’organisation.

Pierre Dussauge Professeur de management stratégique à HEC Paris a publié dans l’ouvrage Strategor une étude concluant que les activités peuvent être déléguées quand elles ne sont pas le cœur d’activité de l’organisation

L’activité d’impression n’a pas d’impact sur le cœur de métier des organisations publiques ou privées, que ce soit au niveau du service public, de l’activité industrielle, des services. La gestion des centres intégrés d’impression peut donc être logiquement déléguée.

Le choix de la délégation de l’impression in situ ou ex situ dépend de plusieurs critères comme l’activité de l’organisation et de sa criticité, de son besoin de réactivité, de ses besoins de sécurité, de la surface au sol disponible, de la culture d’entreprise.

La délégation de gestion de son centre d’impression est pertinente en fin de contrats matériels, lors de manques de ressources, de départs en retraite, de hausses des coûts, d’une réorganisation, d’un déménagement, d’une baisse d’activité ou lorsqu’une organisation souhaite réaliser des économies, améliorer sa performance et sa qualité de service.

La délégation de gestion d’un centre d’impression débute par des enjeux stratégiques, des objectifs, un audit de l’existant, des besoins et des coûts, la définition du modèle d’organisation, le transfert de l’existant, la gestion du changement, les modalités de management et de pilotage.

Le fournisseur pour l’externalisation d’un centre d’impression doit être capable d’améliorer le fonctionnement de l’activité d’impression tout en maîtrisant les coûts, présenter des ressources et des capacités adéquates, avoir une bonne relation avec le client et vouloir développer le partenariat sur le long terme.

Chaumeil est reconnu pour son expertise en gestion de centres d’impression grâce à ses références, ses équipes spécialisées, son organisation, ses solutions in situ et ex situ, son pilotage par indicateurs, son accompagnement personnalisé et à son engagement en matière de qualité, sécurité et de Rse.

Pour réduire les coûts d’un centre d’impression et améliorer durablement la performance économique, il est recommandé d’analyser le coût global, les charges fixes et variables, les coûts de production et hors production, puis de déléguer la gestion pour rationaliser l’organisation et les moyens, la consommation, la gâche, les travaux et les dépenses inappropriées.

Dans le cadre d’une gestion déléguée de centre d’impression, le prestataire peut fournir les équipes, les équipements, les consommables, les logiciels, la maintenance et le pilotage. L’organisation choisit le modèle le plus adapté : reprise des moyens existants, renouvellement du parc ou solution entièrement externalisée.

Pour réussir une délégation de gestion de centre d’impression, il est essentiel de réaliser un audit préalable, définir des objectifs clairs, choisir un partenaire expérimenté, accompagner le changement, suivre des indicateurs de performance et mettre en place un plan d’amélioration continue garantissant la qualité de service.

Pour éviter les risques de perte de compétences et d’inflation, les contrats de délégation de gestion des centres d’impressions doivent intégrer des engagements de performance et de résultats, des clauses de réversibilité et de plafonnement des hausses tarifaires.

Une étude réalisée en 2026 par Deloitte a évalué 1500 centres internes d’impression dans le secteur public. Le secteur privé compte environ 500 services internes d’impression.