Les centres d’impression des grandes entreprises et organismes publics proposent des services reprographie rapides et confidentiels pour leurs collaborateurs. Ils représentent des charges fixes et variables très conséquentes, avec une gestion lourde des moyens techniques, humains et organisationnels. La consommation et les besoins d’impression fluctuent avec les nouveaux modes de travail et la digitalisation.
Comme pour de nombreuses activités au sein des organismes, la délégation de gestion de centre d’impression, sur site ou hors site, permet de réaliser jusqu’à 50 % d’économies tout en améliorant le service aux consommateurs, la performance globale et la démarche Rse.
Un centre d’impression internalisé, c’est quoi ?
Il s’agit d’une structure interne, entièrement gérée par l’organisme, proposant des services d’impression et reprographie aux collaborateurs. Le centre d’impression internalisé prend en charge l’ensemble des :
Moyens techniques comme les matériels d’impression, de finition, les outils informatiques de commande et de traitement de fichiers, le mobilier, leur maintenance, ainsi que la gestion des fournitures et consommables comme les papiers, les reliures, les emballages…
Moyens humains comme les opérateurs et techniciens, le manager, la formation, la gestion des congés, les solutions de remplacement, l’évolution des compétences…
Moyens organisationnels comme le management, la gestion des services généraux, des achats, de la logistique, le stockage, la gestion Rh, la comptabilité fournisseurs avec de nombreuses factures mensuelles…
Les besoins en impression varient en fonction des projets et des périodes de l’année.
Les équipes doivent conseiller, trouver des solutions à toutes les demandes des utilisateurs, être réactifs et disponibles. Ils répondent aux urgences, aux documents sensibles, aux pics de production, aux astreintes et aux besoins en dehors des heures habituelles.
De plus, la consommation évolue et fluctue aussi avec les nouveaux modes de travail et la transition numérique.
Service reprographie : les vrais coûts de gestion
Le budget d’un centre d’impression se compte généralement en millions d’euros, avec des engagements sur 4 ans.
Il est souvent mal connu car ses coûts directs et indirects sont très éclatés.
Les charges fixes, incompressibles, représentent 80 % du budget et concernent les matériels, les forfaits sav, les salaires et charges du personnel, les formations, les frais généraux.
Les frais variables, notamment les consommables, fournitures, encres, clics sav, se montent à 20 %.
Les coûts cachés concernent en général les frais généraux et représentent 40 % en plus des charges ci-dessus.
La gâche s’élève en moyenne à 20 % du budget global et s’explique par des travaux inappropriés, la qualité des fichiers…
L’inflation du papier, des consommables et de l’énergie fait encore grimper l’addition.
De plus, le service reprographie occupe des surfaces en m2 conséquentes et coûteuses, à la fois pour l’atelier d’impression et pour le stockage des palettes de papier et des fournitures.
Face à ces coûts hors cœur de métier, les organisations disposent de plusieurs solutions. En effet, il existe de nombreuses sources d’optimisation et de gisements d’économies pour les entreprises cherchant à réduire les coûts de gestion de leurs services reprographie.
Bénéfices économique, humain, opérationnel, environnemental de la délégation
Confier la gestion des impressions de production à un expert booste la performance des organisations, tout en leur permettant de se recentrer sur leur cœur de métier.
La délégation peut être réalisée sur site client, sur site du partenaire ou bien sur les deux en mode hybride.
Au niveau financier, la délégation de gestion ou externalisation du centre d’impression permet via un expert d’économiser jusqu’à 50 % du budget, soit plusieurs centaines de milliers d’euros.
Le volet humain est essentiel dans un projet de délégation de gestion du service reprographie.
Accompagné d’experts métier, le personnel technique va pouvoir bénéficier de conseils, de formations, d’évolutions, de promotion, ainsi être valorisé et mieux s’épanouir dans l’activité et sa vie professionnelle.
Concernant l’aspect opérationnel, les consommateurs bénéficient de conseils de pro, d’une offre plus large de solutions graphiques, plus qualitatives, de moyens techniques plus puissants, de délais plus courts, et ainsi gagnent du temps, de l’efficience et de la productivité.
Un haut niveau de service d’impression permet d’améliorer la qualité de vie au travail et donc l’attractivité de la marque employeur.
La réduction des impacts sur l’environnement étant vitale, un partenaire engagé met en place des solutions éprouvées de consommation raisonnée, d’éco-conception, de biomatériaux, d’optimisation de consommation d’énergie, de conditionnement et de transport.
Chaumeil expert délégation centre d’impression service reprographie
Acteur majeur de la gestion de centre d’impression et de l’externalisation, le groupe Chaumeil accompagne depuis 60 ans les organisations dans leurs projets de remise à plat de leur service reprographie.
En mode collaboratif et partage d’expériences, nos experts conseillent des solutions sur mesure adaptées aux spécificités et enjeux de chaque entité, de l’audit des besoins, à la solution choisie, jusqu’au déploiement et au co-pilotage.
Pour vous aider dans vos décisions, nous mettons à votre disposition gratuitement un livre blanc.
Vous avez un projet concernant votre centre d’impression ? Nos experts vous accompagnent en toute confidentialité.
Pour en savoir plus sur
- Les différentes solutions de délégation d’impression : ici à l’écrit ou ici en vidéo
- La gestion déléguée : ici.