L’achat d’impression aux cotés des prescripteurs et fonctions métiers, permet de rationaliser ce domaine d’activité coûteux, chronophage et souvent éclaté.
Les directions achats doivent réaliser des économies, répondre aux engagements Rse, simplifier les process, gagner du temps et contribuer à la performance et la gestion globale des organisations.
Le groupe Chaumeil, expert 100% français en solutions et services d’impression, vous livre les enjeux, stratégies, objectifs et les étapes clés de l’achat d’impression, d’imprimerie et de reprographie.
Le domaine achat impression, imprimerie, reprographie
Au sein des achats indirects ou hors production, les solutions et services d’impression représentent en budget jusqu’à 1 à 3 % des dépenses des organisations.
Ce segment, souvent éclaté, bénéficie de nombreux gisements de rationalisation et d’économies financières, d’amélioration et simplification de l’organisation, ainsi que de sobriété et de consommation raisonnée.
La direction achat, en appui des directions métiers, en général la direction de l’environnement de travail / services généraux et la direction marketing communication, a pour vocation de trouver et mettre en place des solutions responsables d’économies et d’optimisation du process achats ou Procure-to-Pay (P2P), de la commande à la livraison et facturation, à la fois innovantes et rse, en amont du juridique et de la contractualisation.
Stratégie d’achat et politique d’impression
Les achats en impression, imprimerie et reprographie découlent à la fois de la politique achat et de la stratégie d’impression de chaque organisation.
La stratégie d’achat définit l’ensemble des modalités d’achat des produits et services, comme les modalités juridiques, la gestion des contrats, les seuils et règles de consultation, la globalisation ou l’allotissement, les règles de sourcing, les critères de sélection, les règles éthiques, les engagements rse, l’approvisionnement local ou national, les modalités de pilotage…
La politique d’impression précise les modalités futures de gestion des impressions, comme par exemple la centralisation ou la décentralisation de la production, la délégation ou l’internalisation, les règles de sobriété et de consommation raisonnée…
Sécurisation des approvisionnements, contrôle des budgets
La priorité des achats consiste à garantir dans la durée le bon fonctionnement de la supply chain et un service de qualité pour les directions métiers et les utilisateurs.
Il s’agit de sélectionner des fournisseurs compétitifs, solides, structurés et référents dans leurs domaines d’expertise.
D’autre part, les commandes d’impression sont éclatées dans de nombreux services, directions, projets et entités.
Les achats doivent pouvoir mesurer l’ensemble du budget impression, par entités ou par business unit, via notamment un portail de procurement centralisant les flux.
La performance économique et globale
Une des missions principales de la fonction achat consiste à réaliser des gains financiers.
La réduction tarifaire est très difficile en période d’inflation des prix des papiers, des matières premières, de l’énergie, des évolutions de salaires.
La rationalisation et l’optimisation des process permettent un réel gain de temps et de qualité, et donc des économies de gestion.
L’innovation permet aussi des gains de performance globale en libérant les collaborateurs pour des missions à fortes valeurs ajoutées, en favorisant l’attractivité, l’image de marque et la promotion des offres.
Les achats responsables en impression
Dans le cadre de leurs politiques Rse et Rso (responsabilité sociétale des entreprises et organisations), les donneurs d’ordres recherchent des solutions sociales, environnementales, éthiques et vertueuses.
- Au niveau social, il s’agit du bien-être au travail des collaborateurs, de la formation, de l’évolution, de la parité, de la diversité ou de la sollicitation du secteur adapté…
- Concernant le volet environnemental, les donneurs d’ordres souhaitent des solutions de sobriété, de consommation responsable et raisonnée, de matériaux bio sourcés, de production et de transport bas carbone…
- Au niveau éthique, respecter les règles fiscales, sociales et payer ses impôts en France sont désormais incontournables dans la construction d’une politique et stratégie d’achat.
Les achats doivent donc référencer des partenaires engagés concrètement au niveau social, environnemental et éthique, à la fois au niveau structurel et opérationnel, et qui savent être force de proposition.
Les choix doivent aussi favoriser les circuits courts et l’achat local pour sécuriser l’approvisionnement, réduire l’impact carbone du transport et bénéficier de plus de réactivité.
La préférence nationale et le made in France permettent de préserver la souveraineté de notre économie, conserver les emplois, sécuriser les données, mais aussi de garder la valeur et les recettes fiscales en France.
Suivi et pilotage
Les cahiers des charges doivent intégrer des solutions et services de suivi des flux de commandes, ainsi que des kpi, statistiques et reportings pour manager la performance globale des contrats.
Les étapes d’un achat d’impression
Avant de lancer un processus d’achat d’impression, un état des lieux et une prévision des besoins constituent des prérequis.
La stratégie d’achat est ensuite définie en accord avec la politique générale d’achat et la stratégie d’impression de l’organisation.
- Une phase de sourcing permet de réaliser l’état des lieux des acteurs et des solutions du marché.
- La rédaction du cahier des charges constitue une étape structurante.
- La phase de consultation permet d’obtenir des offres pertinentes et compétitives.
- L’étape de sélection consiste à choisir le candidat le plus performant au niveau économique, technique et Rse.
- La contractualisation définit juridiquement les contours de la prestation et les engagements des deux parties.
- Le déploiement du marché permet d’assurer un démarrage opérationnel efficace.
Chaumeil, expert solutions et services impression responsable
Acteur majeur 100% français, innovant et à fortes valeurs Rse, le Groupe Chaumeil accompagne les donneurs d’ordres publics et privés dans la gestion, l’évolution, la sécurisation, la performance durable et responsable de leurs activités d’impression, imprimerie, reprographie, supports de communication marketing, signalétique, plv…
Chaumeil intervient notamment dans la délégation de gestion, l’outsourcing, l’externalisation des impressions et des supports marketing communication.
Entreprise familiale depuis 60 ans, Chaumeil garantit un haut niveau de service, une grande adaptabilité et agilité, un haut niveau de confidentialité, des circuits courts, une économie circulaire et le respect des règles éthiques.
Les équipes dédiées Chaumeil sont à votre disposition pour vous conseiller, vous accompagner à toutes les étapes de votre projet, partager leurs nombreuses expériences, et apporter des solutions et services clé en main et sur mesure, sur site ou hors site.
Comme de nombreuses grandes entreprises françaises, faites confiance à l’expertise et aux valeurs Chaumeil !
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