Vous souhaitez numériser, sécuriser et valoriser vos documents et archives ? Découvrez comment la numérisation documentaire permet de faciliter l’accès, la recherche et le partage de l’information :
Print management, Imprimerie, Communication, Signalétique, Numérisation
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Faq Chaumeil : Numérisation
Que signifie numérisation de documents ?
La numérisation de documents consiste à convertir des documents papier en fichiers numériques exploitables. Cette opération facilite l’archivage, la recherche, le partage et la sécurisation des informations. Elle constitue un levier majeur de transformation digitale et d’optimisation de la gestion documentaire.
Quels types de documents peuvent-ils être numérisés ?
La numérisation concerne tous types de documents : dossiers administratifs, factures, contrats, courriers, archives, plans, dossiers techniques, documents rh, registres, livres, plans grand format, photos, dossiers médicaux ou documents patrimoniaux.
Quels sont les objectifs de la numérisation de documents ?
La numérisation de documents permet de sécuriser les informations, réduire les espaces d’archivage, faciliter l’accès aux documents, accélérer les recherches et améliorer le partage des données. Elle contribue également à la continuité d’activité, à la conformité réglementaire et à la performance des organisations.
À qui s’adresse la numérisation de documents ?
La numérisation de documents s’adresse aux grandes organisations, entreprises, administrations souhaitant moderniser leur gestion documentaire, sécuriser leurs archives et améliorer leur efficacité opérationnelle.
Quelles sont les différentes étapes de la numérisation de documents ?
La numérisation de documents comprend la préparation des dossiers, le tri, la numérisation haute qualité, le contrôle, l’indexation, l’ocr (reconnaissance automatique de caractères), la livraison des fichiers numériques et, selon les besoins, l’archivage ou la destruction sécurisée des originaux.
Quelles sont les prestations de numérisation réalisées par Chaumeil ?
Les prestations Chaumeil de numérisation passent par du conseil, l’analyse des documents à numériser, la quantification du travail, la planification et l’organisation de la prestation, le déconditionnement des originaux, la préparation des originaux, la scannérisation, le nettoyage, l’océrisation, l’indexation, le contrôle, l’intégration des fichiers dans des bases de données, le reconditionnement et la livraison des originaux, la destruction des supports papier avec certificat.
Quelles sont les différents lieux de numérisation de documents ?
La numérisation de documents peut être réalisée sur site client afin de conserver la confidentialité et l’accessibilité aux informations. Elle peut être aussi réalisée sur le site du prestataire pour gagner de la place.
Pourquoi Chaumeil est leader en numérisation de documents ?
Chaumeil accompagne les organisations dans leurs projets de numérisation de documents grâce à une expertise reconnue en gestion documentaire, de nombreuses références, des process sécurisés, des équipements performants. Le groupe traite des volumes importants tout en garantissant qualité, confidentialité, traçabilité et conformité réglementaire.
Peut-on numériser des plans ?
Chaumeil numérise les plans grand format, dessins techniques, plans d’architectes, plans industriels, cartes et documents de grande dimension avec une haute résolution. Cette prestation facilite leur consultation, leur archivage numérique, leur partage et leur préservation dans le temps.
Comment garantir la confidentialité ?
La confidentialité des documents est assurée grâce à des procédures strictes de sécurité, des accès contrôlés, une traçabilité complète, des infrastructures sécurisées et le respect du Rgpd. Chaumeil met en œuvre des processus garantissant la protection des données sensibles tout au long de la numérisation et de l’archivage.