Faq Chaumeil : Web to print

Le web to print est une solution en ligne permettant de commander, personnaliser, valider et suivre ses impressions depuis un portail sécurisé. Il centralise les modèles de documents, automatise les commandes et garantit le respect de la charte graphique, tout en simplifiant la gestion des supports imprimés.

Une plateforme d’impression est un portail sécurisé permettant aux collaborateurs de commander leurs supports de communication et documents imprimés en toute autonomie. Elle centralise les catalogues, les gabarits, les validations, les stocks et le suivi des commandes pour gagner en efficacité. Elle permet au gestionnaire de suivre, tracer et contrôler les flux de commandes.

Un portail web to print permet aux utilisateurs de commander des imprimés et supports de communication, personnaliser des modèles, suivre les commandes, consulter les stocks, suivre ses consommations. Il permet aux gestionnaires de piloter les budgets et d’accéder à des tableaux de bord. Il simplifie la gestion des impressions tout en garantissant la conformité des supports

Le web to print s’adresse aux grandes entreprises, administrations, réseaux d’agences et de franchises, établissements multi sites souhaitant centraliser, sécuriser et optimiser la gestion de leurs supports de communication imprimée.

Un portail web to print permet de gagner du temps, réduire les coûts, automatiser les commandes, maîtriser les budgets, garantir le respect de la charte graphique et simplifier les achats d’impression. Il améliore également la traçabilité, la productivité et la performance des organisations.

Le modèle économique d’utilisation d’un portail web to print repose généralement sur un forfait de setup et un abonnement, dépendant du besoin. Les économies réalisées grâce à l’automatisation, à la centralisation et à la réduction des erreurs compensent rapidement l’investissement.

Le forfait one shot de setup ou de mise en oeuvre inclut les prestations de réunion de lancement, validation du besoin, création de l’équipe projet, création du portail, paramétrage de la charte graphique, des fonctionnalités, des bibliothèques, des produits, de la personnalisation, de l’interfaçage avec les SI clients, de la gestion des accès et de la sécurité, de la rédaction de la documentation, des tutos, des formations, de l’accompagnement au démarrage.

L’abonnement à l’utilisation du portail web to print comprend l’utilisation du portail, l’hébergement des données, la sécurisation, l’upgrade du logiciel, la hotline auprès des différents utilisateurs et des gestionnaires.

Un portail web to print, doit être robuste, sécurisé, personnalisable, interconnectable, pérenne, évolutif dans le temps, avec de nombreuses références utilisatrices, si possible géré par un fournisseur français expérimenté.

Chaumeil développe depuis 20 ans auprès des grandes organisations des solutions web to print souveraines faciles d’utilisation, multi-usages, sécurisées, évolutives, disposant de reporting, interconnectables aux SI clients, personnalisables à chaque entité et avec un service de hotline. 400 organisations les utilisent avec 30 000 utilisateurs.

Les portails web to print Chaumeil sont hébergés, sauvegardés et redondés dans des datacenters certifiés basés en France, afin d’assurer la souveraineté numérique et protéger les données des organisations.

Les portails web to print répondent à différents besoins d’impression à la demande, commande d’imprimés en catalogue, personnalisation en ligne texte et image, commande d’imprimés sur stock, brief de conception graphique, brief de projet d’impression et communication imprimée…

Les portails d’impression Chaumeil permettent de très nombreuses fonctionnalités dont les bons à tirer à ligne, le chiffrage en ligne, les workflow de validation, la mise en place de catalogues de supports, la gestion des stocks, la gestion des expéditions, l’approbation en ligne, la gestion multi-structures, le multilingue…

Le déploiement d’un portail web to print commence par l’analyse des besoins, le paramétrage des droits, de la charte graphique, du workflow, la création des catalogues et des documents, la connexion Sso, la création des tutos et de la documentation, les tests, la formation des gestionnaires et des utilisateurs, l’accompagnement au démarrage.

La mise en place pour une grande organisation d’un portail d’impression web to print dure entre 1 et 2 mois. Elle dépend de la maturité du projet, des fonctionnalités souhaitées, du nombre de modèles en ligne, de la disponibilité des 2 équipes SI pour l’interconnectivité.