Faq Chaumeil : Print management, délégation et globalisation de la communication imprimée

Le print management consiste à déléguer et optimiser la gestion des impressions, de la communication imprimée et visuelle à un expert métiers, avec un contrat, un portail de commande, un suivi, un reporting, un pilotage, des kpi, des engagements de résultats.

Le print management peut couvrir l’ensemble des besoins en communication imprimée et visuelle (imprimerie, signalétique, reprographie, habillage d’espace, plv, goodies, design graphique, numérisation) et des étapes de réalisation (conseil, conception graphique, achat, fabrication, logistique, stockage, diffusion).

Un contrat de print management se pilote avec des engagements de résultats, des indicateurs de performance Kpi, un reporting, un comité de suivi et de pilotage, des plans de progrès.

L’objectif du print management consiste à optimiser la gestion et le pilotage des impressions et des supports de communication imprimée des grandes organisations publiques et privées, au niveau opérationnel, économique et Rse.

Le print management permet de simplifier et améliorer la performance achats (financière, opérationnelle, Rse), l’approvisionnement des impressions et de la communication imprimée, avec 1 contrat unique, 1 interlocuteur unique, 1 portail unique, 1 suivi unique, 1 compte de facturation unique.

Les délais de réalisation des supports de communication varient selon le type de support, les quantités, les finitions et le niveau de personnalisation. Dès la validation du devis et des fichiers, Chaumeil vous communique un planning précis et adapté à vos besoins.

Un projet de print management démarre quand la direction achats souhaite rationaliser et simplifier son organisation, réaliser des économies, gagner du temps, renforcer la démarche responsable, mieux contrôler et suivre, mieux uniformiser, réduire le nombre de contrats en impression, communication imprimée et visuelle.

Un projet de print management démarre par la décision de la direction achats, l’analyse des différents contrats en cours, l’analyse des différentes problématiques et points d’amélioration, puis le sourcing des fournisseurs experts et la rédaction du cahier des charges.

Le succès d’un contrat de print management repose sur une analyse amont de l’existant et des besoins, d’une étape de sourcing, de la rédaction d’un cahier des charges adapté, du choix d’un partenaire, des équipes expertes dédiées, du portail de commande, du pilotage du contrat par indicateurs.

Le modèle économique du print management repose généralement sur une rémunération du gestionnaire liée aux prestations pilotées, aux volumes gérés via un pourcentage sur le budget traité et ou un forfait de gestion. Les économies générées grâce à l’optimisation des processus et des fournisseurs compensent largement cet investissement.

Les équipes de print manager ont pour missions auprès des utilisateurs le conseil, l’achat auprès des fournisseurs imprimeurs experts, la mise en production, la logistique.

Elles gèrent aussi auprès des donneurs d’ordres la facturation, le reporting, le suivi client et auprès des fournisseurs la facturation, le suivi.

Chaumeil est un acteur majeur du print management avec ses nombreuses références, ses équipes d’experts, ses process, ses conseils, son panel de fournisseurs, sous-traitants, co-traitants, son portail de commande, son haut niveau de service, ses innovations, ses engagements Rse et sécuritaires.

Le coût d’un contrat de print management comprend les coûts de fabrication des supports de communication imprimée et les frais de gestion du fournisseur pilote. Dans la majorité des cas, les économies réalisées sur les achats, les processus et la logistique permettent un retour sur investissement rapide.

La gestion des impressions consiste à piloter l’ensemble des besoins de communication imprimée et visuelle d’une organisation : sourcing, achats, conseils, conception graphique, éco-conception, impression, finitions, stockage, logistique, diffusion.

La délégation de gestion des impressions, de la communication imprimée et visuelle consiste à confier à un prestataire expert l’organisation, le conseil aux utilisateurs, le pilotage des achats, de la fabrication, de la logistique, avec des engagements de résultats opérationnels, financiers, environnementaux, sociaux.

Les organisations peuvent confier la gestion de tout ou partie des impressions, de la communication imprimée et visuelle : reprographie, imprimerie, signalétique, habillage d’espace, plv, goodies, conception graphique, numérisation, stockage, diffusion.

Déléguer la gestion des impressions, de la communication imprimée et visuelle permet aux organisations de gagner du temps, se centrer sur leur cœur de métier, réduire les coûts, simplifier et uniformiser les process, mieux contrôler les flux, apporter un meilleur service aux utilisateurs, bénéficier d’un pilote spécialisé.

Le coût des impressions, de la communication imprimée et visuelle comprend les frais de gestion (achats, management, rh, comptables, informatiques..) et les coûts de fabrication, les 2 pouvant être réduit par la globalisation, la délégation de gestion, l’anticipation, la rationalisation, l’innovation.

Les achats d’impression, de communication imprimée et visuelle peuvent être fortement optimisés au niveau financier, organisationnel, sécuritaire et Rse, via l’anticipation, le sourcing, la globalisation, la délégation de gestion, les innovations, la standardisation, le choix du partenaire, le pilotage et le contrôle.

La réussite de la gestion déléguée des impressions, de la communication imprimée et visuelle passe par l’anticipation, la gouvernance, la définition des objectifs, le sourcing, la rédaction du cahier des charges, le choix du bon partenaire, l’accompagnement au changement.

La délégation de gestion des impressions, de la communication imprimée et visuelle doit être anticipée au moins 1 an avant les échéances des contrats en cours, le temps de définir les objectifs, l’analyse des besoins, le sourcing, la rédaction du cahier des charges, l’appel d’offres, le déploiement.

La globalisation des impressions, de la communication imprimée et visuelle consiste à regrouper dans les achats la gestion de tous les besoins d’une même organisation, tant au niveau des services, des business unit, des entités géographiques et des filiales

La massification des impressions consiste à regrouper plusieurs commandes ou volumes d’impression afin d’optimiser les coûts de production, de réduire les délais et de limiter les dépenses logistiques. Cette mutualisation améliore la rentabilité tout en réduisant l’impact environnemental.

La globalisation des achats ou achat globalisé en impression, communication imprimée et visuelle consiste à centraliser la gestion via un contrat et un partenaire uniques, permettant des gains de temps, économiques, de qualité et de sécurité des approvisionnements.

La massification des achats d’impression consiste à regrouper les volumes d’achat afin d’obtenir de meilleures conditions tarifaires, de réduire les coûts administratifs et d’optimiser les processus. Cette approche constitue un levier majeur de performance dans une stratégie de print management.

La globalisation ou massification des achats en impression, communication imprimée et visuelle permet aux directions achats de gagner du temps, réaliser des économies et simplifier les process avec 1 marché, 1 interlocuteur, 1 reporting, 1 compte de facturation uniques. Les utilisateurs ont aussi un interlocuteur expert unique.

Les économies réalisées par la globalisation massification des achats d’impression, de communication imprimée et visuelle opèrent sur les frais de gestion du donneur d’ordres (achats, facturation, organisation, approvisionnement…) et sur la consommation (économies d’échelle, rationalisation des supports de com, meilleures conditions financières, rfa, réduction des coûts de transport par mutualisation).

Les experts conseillers accompagnant la globalisation des achats d’impression jouent sur l’optimisation de l’organisation, la consommation, l’éco-conception, la gâche, les non qualités, les usages inappropriés, les matériaux, la fabrication, le conditionnement, la diffusion (transport bas carbone, mutualisation), le réemploi et l’économie circulaire, le recyclage.