Votre entreprise gère un centre d’impression reprographie print et souhaite se recentrer sur son cœur de métier, réduire ses coûts, fluidifier les process, améliorer le service aux occupants et libérer du temps !
Leader en facility management (fm) et externalisation reprographie impression, les experts Chaumeil proposent, sur site ou hors site, des solutions globales, sur-mesure et éco-responsables d’infogérance et outsourcing.
En France, 2000 entreprises et organismes publics gèrent encore un centre et service d’impression reprographie.
La gestion internalisée d’un service impression représente des budgets de plusieurs centaines de milliers d’euros (millions d’euros pour les grands organismes), des engagements financiers de 4 ans en moyenne, avec de fortes immobilisations de trésorerie.
L’Idc considère que l’impression en entreprise représente entre 1 et 3 % du chiffre d’affaires.
L’Arseg estime à 300 € ht par poste de collaborateur (en 2019)..
80 % du budget est composé de charges fixes, incompressibles en périodes creuses.
Les frais de personnel représentent 50 % du budget.
La consommation évolue avec la dématérialisation des documents et l’évolution des modes de travail.
De plus, les coûts explosent au niveau des matières premières et de la maintenance.
La gestion interne est lourde, multi-activités et multi-compétences, et comprend :
Elle représente en moyenne 25 factures mensuelles à traiter.
On peut considérer la gâche à 15 % du budget en moyenne, au niveau de la surconsommation, des impressions inappropriées, des erreurs, des vols, de l’obsolescence et de la mise au pilon, des modalités de contrat non optimisées, des prolongations d’engagements pour échéances dépassées…
De très nombreux donneurs d’ordres ont bien compris l’ensemble des contraintes de gestion d’un service d’impression, et ont naturellement orienté leur politique d’impression vers la délégation de gestion.
Le contexte actuel de transformation des organisations, de rationalisation, de recherche d’économies accélère cette tendance lourde.
Concrètement, la délégation de gestion du service impression consiste à confier à un expert la gestion des moyens techniques, humains et organisationnels liés à cette activité.
Elle est basée sur un engagement de résultats, à partir de kpi, reportings et comités de suivi.Le partenaire gère l’opérationnel et le donneur d’ordres copilote la prestation.
Confier la gestion du service impression à un expert présente de très nombreux avantages :
En fonction de paramètres de confidentialité, de réactivité, de niveau de services souhaité, de budget et de surfaces disponibles, Chaumeil propose des solutions sur mesure clé en main répondant aux enjeux et spécificités de chaque organisation.
3 grandes solutions se dessinent.
La gestion déléguée in situ, dans les locaux du donneur d’ordre, permet un haut niveau de sécurité et de confidentialité, des délais de réalisation immédiats et l’utilisation limitée de moyens de transport, donc un impact carbone quasi nul. Elle nécessite la disponibilité en rez-de-chaussée de surfaces de production et de stockage, l’intervention de personnels externes dans les locaux, et des moyens dédiés donc des coûts fixes.
La gestion déléguée ex situ, dans les locaux du prestataire, permet de bénéficier de sa puissance de production en matériels, possibilités techniques, plages horaires, et de réduire considérablement la partie fixe des charges. Elle nécessite une organisation avec des délais de production définis et un service de coursier livraison.
Des solutions mixtes ou hybrides sont souvent mises en place, permettant de bénéficier des avantages des 2 solutions.
Les experts Chaumeil accompagnent les équipes projets des donneurs d’ordre dans leur transformation. Ils co-pilotent entièrement le déploiement de la solution choisie, avec des process et une méthodologie bien éprouvée, et en faisant bénéficier de leurs conseils et retours d’expérience.
D’expérience, les organisations délèguent la gestion de leurs impressions lors de déménagements, départs à la retraite, fin de contrat des matériels, ou bien dans des situations de recherches d’économies de frais de fonctionnement.
Pour réussir sa délégation de gestion, il est nécessaire de démarrer le projet 1 an minimum avant les échéances.
La délégation de gestion d’un centre ou service d’impression passe par plusieurs étapes.
Tout d’abord, la décision politique de délégation doit émaner de la direction générale.
Une équipe projet doit être constituée, intégrant les services achats, les métiers, les gestionnaires des services généraux et des utilisateurs clé.
Un état des lieux de la consommation, de son évolution, de sa projection, de la typologie des utilisations, du niveau de satisfaction des utilisateurs et des gestionnaires, des attentes, des échéances des contrats de matériels, des dates de départ en retraite, des souhaits d’évolution des opérateurs, permet de centraliser et bénéficier des bonnes informations.
Une fois collectées, compilées et synthétisées, ces données permettent une analyse pour prendre la meilleure décision en stratégie d’impression.
Ensuite, l’équipe doit procéder à une phase de sourcing pour définir les solutions du marché.
Le donneur d’ordre doit choisir son partenaire, sur des critères de confiance, d’expérience, de valeurs, de pérennité et de sécurité des informations.
Sur ce dernier point, il est fortement conseillé de faire appel à une société franco française.
La solution retenue est alors déployée et testée, avant le démarrage de la prestation.
La prestation fera l’objet tout au long du contrat de tableaux de reporting, de comité de suivi et de plans de progrès.
Leader en externalisation des impressions et de l’imprimerie, le groupe Chaumeil propose des solutions et services clé en main sur mesure, répondant aux enjeux de chaque organisme.
Ses équipes dédiées proposent des solutions de gestion sur site ou hors site, en fonction de critères de confidentialité, réactivité, collaborateurs en activité et disponibilité en locaux et m2.
En mode co-construction, elles apportent du conseil, de l’accompagnement au changement et un haut niveau de service.
Entreprise 100 % française, Chaumeil garantit le respect de vos valeurs, la sécurité de vos approvisionnements, la confidentialité de vos informations et le respect de vos engagements Rse (écologique, social, éthique).
Chaumeil opère à Paris Ile-de-France, Lyon, Marseille, Nantes, Bordeaux, Rennes, Strasbourg, Dijon, Clermont-Ferrand, Rouen, Orléans, Toulouse, Lille…
Vous avez un projet !
Contactez nos experts qui vous feront part de leurs expériences et vous proposeront des solutions adaptées à vos besoins.
Pour en savoir plus, retrouvez nos vidéos :
Interview de Lionel Chaumeil : Réduire ses coûts d’impression et supports de communication
Présentation : Solutions d’externalisation de vos impressions
